Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Objeto

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como finalidad informar a los titulares sobre la forma en que SYSTESOL — Systems & Technology Solutions SAS recolecta, almacena, usa, consulta, analiza, circula, transmite, transfiere, actualiza, suprime y, en general, realiza tratamiento de datos personales en desarrollo de sus actividades comerciales, contractuales, administrativas, tecnológicas y de relacionamiento empresarial.

Esta política aplica a los datos personales recolectados a través del sitio web de SYSTESOL, formularios de contacto, páginas de aterrizaje, comunicaciones por correo electrónico, WhatsApp, llamadas telefónicas, reuniones comerciales, campañas de marketing, eventos, propuestas comerciales, procesos contractuales y demás canales habilitados por la compañía.

2. Marco normativo

La presente política se fundamenta en la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, especialmente:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013.
• Decreto 1074 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
• Lineamientos, guías y conceptos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Normas aplicables en materia de protección de datos personales en países de Latinoamérica cuando el tratamiento involucre titulares ubicados fuera de Colombia.

3. Definiciones

Para efectos de esta política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible

Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos relacionados con salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos biométricos, entre otros.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión o consulta.

Transferencia

Envío de datos personales a un tercero que actúa como responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.

Transmisión

Comunicación de datos personales a un encargado para que realice tratamiento por cuenta del responsable, dentro o fuera del país.

4. Principios para el tratamiento de datos personales

SYSTESOL aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

Legalidad

El tratamiento se realizará conforme a la normativa vigente.

Finalidad

Los datos serán tratados para finalidades legítimas, informadas y relacionadas con las actividades de SYSTESOL.

Libertad

El tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales.

Veracidad o calidad

La información tratada será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia

El titular podrá obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y circulación restringida

Los datos personales serán tratados por personas autorizadas y para las finalidades indicadas.

Seguridad

SYSTESOL adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales.

Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información.

5. Datos personales que pueden ser recolectados

SYSTESOL podrá recolectar y tratar los siguientes datos personales, según el canal y la finalidad correspondiente:

5.1. Datos de identificación

• Nombre completo.
• Tipo y número de documento, cuando sea necesario.
• Cargo.
• Empresa u organización.
• Área o dependencia.
• Ciudad y país.

5.2. Datos de contacto

• Correo electrónico corporativo o personal.
• Número telefónico.
• Número de WhatsApp.
• Dirección física empresarial.
• Redes profesionales o datos de contacto suministrados voluntariamente.

5.3. Datos comerciales y empresariales

• Servicio de interés.
• Necesidad tecnológica reportada.
• Tamaño aproximado de la empresa.
• Nivel de urgencia.
• Información suministrada en formularios, reuniones, correos o solicitudes comerciales.
• Información relacionada con propuestas, cotizaciones, contratos o proyectos.

5.4. Datos técnicos

• Información técnica suministrada voluntariamente por clientes o prospectos para análisis, diagnóstico, soporte, propuestas o proyectos.
• Información relacionada con infraestructura, plataformas, sistemas, herramientas tecnológicas, servicios cloud, ciberseguridad, mesa de servicios, Oracle, JD Edwards, GLPI u otros servicios asociados.

5.5. Datos de navegación

Cuando el sitio web lo permita, SYSTESOL podrá recolectar información técnica asociada a la navegación, como dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo, páginas visitadas, fuente de tráfico, fecha y hora de acceso, cookies o tecnologías similares, de acuerdo con la configuración del sitio y las herramientas de analítica utilizadas.

6. Datos sensibles

SYSTESOL no solicita datos sensibles a través de sus formularios comerciales o páginas de aterrizaje. En caso de que, por alguna circunstancia, el titular suministre voluntariamente información sensible, SYSTESOL la tratará únicamente cuando sea estrictamente necesario, con autorización expresa del titular y de conformidad con la ley.

El titular no está obligado a suministrar datos sensibles.

7. Finalidades del tratamiento

SYSTESOL podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

7.1. Finalidades comerciales y de contacto

• Atender solicitudes realizadas a través del sitio web, formularios, correo electrónico, WhatsApp, llamadas o reuniones.
• Contactar a prospectos, clientes, aliados o interesados.
• Coordinar reuniones comerciales, técnicas o consultivas.
• Enviar información sobre servicios, propuestas, cotizaciones, diagnósticos o soluciones tecnológicas.
• Dar respuesta a solicitudes relacionadas con ITSM, GLPI, Oracle, JD Edwards, ciberseguridad, Beraka Cloud, servicios administrados, automatización e inteligencia operativa.
• Realizar seguimiento a oportunidades comerciales.
• Gestionar campañas de email marketing, comunicaciones comerciales, invitaciones, eventos o contenidos de valor, cuando exista autorización o relación legítima aplicable.

7.2. Finalidades contractuales y precontractuales

• Elaborar propuestas comerciales y técnicas.
• Gestionar procesos de negociación, contratación, ejecución y cierre de proyectos.
• Administrar relaciones con clientes, proveedores, aliados, consultores y contratistas.
• Cumplir obligaciones contractuales, administrativas, contables, tributarias y legales.
• Coordinar actividades técnicas, entregables, reuniones, soportes o servicios asociados a proyectos.

7.3. Finalidades técnicas y operativas

• Analizar necesidades tecnológicas reportadas por clientes o prospectos.
• Realizar diagnósticos iniciales o evaluaciones preliminares.
• Prestar servicios de consultoría, implementación, soporte, monitoreo, administración, integración, actualización o automatización.
• Gestionar requerimientos, incidentes, solicitudes de soporte o comunicaciones técnicas.
• Mantener registros de interacción relacionados con servicios prestados.

7.4. Finalidades administrativas y de seguridad

• Mantener bases de datos actualizadas.
• Gestionar controles internos, auditorías, seguridad de la información y trazabilidad.
• Prevenir fraudes, accesos no autorizados, incidentes de seguridad o usos indebidos de la información.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias o judiciales.

7.5. Finalidades de analítica y mejora

• Mejorar la experiencia del usuario en el sitio web.
• Analizar el desempeño de campañas comerciales.
• Medir interacciones con contenidos, formularios o comunicaciones.
• Optimizar procesos comerciales, técnicos y de servicio.
• Crear reportes internos de gestión comercial y operativa.

8. Autorización del titular

SYSTESOL solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales cuando la ley lo requiera. La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos, formularios web, casillas de aceptación, correo electrónico, mensajes de WhatsApp, contratos, propuestas, documentos comerciales u otros mecanismos que permitan evidenciar la aceptación del titular.

Al completar formularios en el sitio web o páginas de aterrizaje, el titular declara que la información suministrada es veraz, que ha sido informado sobre esta política y que autoriza a SYSTESOL a tratar sus datos personales para las finalidades aquí descritas.

9. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar consultas o reclamos ante SYSTESOL.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando corresponda.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la ley.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.

10. Canales para ejercer derechos

El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: info@systesol.co
• Teléfono: +57 601 917 2167
• WhatsApp: +57 310 817 6133
• Dirección: Carrera 59 # 152 - 25, Oficina 401, Bogotá, Colombia

La solicitud deberá incluir como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Medio de contacto para recibir respuesta.
• Descripción clara de la consulta, reclamo, actualización, corrección, supresión o revocatoria solicitada.
• Documentos que acrediten identidad o representación, cuando aplique.
• Información o documentos que soporten la solicitud, cuando corresponda.

11. Procedimiento para consultas

Los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de SYSTESOL. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, SYSTESOL informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Procedimiento para reclamos

El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida o que advierta un presunto incumplimiento de la normativa aplicable, podrá presentar un reclamo ante SYSTESOL. El reclamo deberá contener la identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección o medio de contacto y documentos de soporte, cuando aplique.

Si el reclamo resulta incompleto, SYSTESOL podrá requerir al interesado para que subsane la información. El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo completo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, SYSTESOL informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. Conservación de la información

SYSTESOL conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones contractuales, legales, contables, fiscales, administrativas, comerciales o de seguridad, y gestionar eventuales reclamaciones.

Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista obligación legal o contractual de conservarlos, SYSTESOL podrá eliminarlos, anonimizarlos o bloquearlos de acuerdo con sus procedimientos internos.

14. Seguridad de la información

SYSTESOL adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso indebido, consulta, divulgación o destrucción no autorizada.

Entre dichas medidas podrán incluirse controles de acceso, gestión de usuarios, políticas internas, copias de seguridad, monitoreo, restricciones de acceso, confidencialidad contractual, controles de seguridad tecnológica y buenas prácticas de protección de la información.

15. Transmisión y transferencia de datos

SYSTESOL podrá transmitir o transferir datos personales a terceros, dentro o fuera de Colombia, cuando sea necesario para cumplir las finalidades autorizadas, prestar servicios, gestionar herramientas tecnológicas, CRM, correo electrónico, hosting, analítica, automatización, soporte, almacenamiento, facturación, asesoría legal, contable o administrativa.

En estos casos, SYSTESOL procurará que los terceros receptores adopten medidas adecuadas de protección, confidencialidad y seguridad de la información, de conformidad con la normativa aplicable. Cuando la transferencia internacional de datos personales requiera autorización o condiciones especiales, SYSTESOL atenderá los requisitos legales correspondientes.

16. Encargados y proveedores tecnológicos

Para el desarrollo de sus actividades, SYSTESOL podrá apoyarse en proveedores, aliados, plataformas o herramientas tecnológicas, tales como servicios de alojamiento web, correo electrónico, CRM, formularios, automatización, analítica, almacenamiento en la nube, mensajería, gestión comercial o soporte.

Estos terceros podrán actuar como encargados del tratamiento cuando procesen datos por cuenta de SYSTESOL, bajo instrucciones y para las finalidades autorizadas.

17. Uso de cookies y tecnologías similares

El sitio web de SYSTESOL podrá utilizar cookies o tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, analizar tráfico, recordar preferencias, medir campañas, proteger la seguridad del sitio y optimizar contenidos.

El usuario podrá configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. Sin embargo, algunas funcionalidades del sitio podrían verse limitadas. Cuando se utilicen herramientas de terceros para analítica, publicidad o seguimiento, SYSTESOL procurará informar al usuario y gestionar las configuraciones correspondientes conforme a la normativa aplicable.

18. Marketing, comunicaciones y contenidos de valor

SYSTESOL podrá enviar comunicaciones comerciales, informativas, educativas o de valor relacionadas con sus servicios, novedades tecnológicas, buenas prácticas, eventos, campañas, casos de uso, ciberseguridad, cloud, ITSM, GLPI, Oracle, JD Edwards, automatización y servicios administrados.

El titular podrá solicitar en cualquier momento la exclusión de dichas comunicaciones mediante los canales de contacto habilitados o los mecanismos de desuscripción disponibles.

19. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

SYSTESOL no dirige sus servicios ni sus campañas comerciales a niños, niñas o adolescentes. En caso de recolectar excepcionalmente información de menores de edad, SYSTESOL dará cumplimiento a los requisitos legales aplicables, respetando el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y la autorización de sus representantes legales cuando corresponda.

20. Deberes de SYSTESOL como responsable del tratamiento

SYSTESOL, en calidad de responsable del tratamiento, procurará:

• Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo de sus derechos.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada, cuando aplique.
• Informar claramente las finalidades del tratamiento.
• Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad.
• Actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando sea procedente.
• Tramitar consultas y reclamos conforme a la ley.
• Informar a los encargados del tratamiento sobre novedades relacionadas con los datos.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de autoridades competentes.

21. Deberes del titular

El titular se compromete a:

• Suministrar información veraz, completa y actualizada.
• Informar oportunamente cualquier cambio en sus datos.
• Abstenerse de suministrar información de terceros sin contar con autorización.
• Revisar esta política antes de enviar formularios o solicitudes.
• Usar los canales de contacto de forma adecuada.

22. Cambios en la política

SYSTESOL podrá modificar esta política en cualquier momento para adaptarla a cambios legales, tecnológicos, operativos, comerciales o de seguridad. Las modificaciones serán publicadas en el sitio web de SYSTESOL o comunicadas por los medios que la empresa considere adecuados.

23. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación en el sitio web de SYSTESOL. Las bases de datos administradas por SYSTESOL tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades descritas en esta política y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

24. Contacto

Para consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización, el titular podrá contactar a SYSTESOL a través de:

• Correo electrónico: info@systesol.co
• Teléfono: +57 601 917 2167
• WhatsApp: +57 310 817 6133
• Dirección: Carrera 59 # 152 - 25, Oficina 401, Bogotá, Colombia

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